Tacto connect Benutzerhandbuch

So werden Ihre Daten geschützt

• Ihre Live-Daten werden nie verändert. Die Erweiterung liest Business Central nur, um die Exportdateien zu erzeugen.
• Secrets bleiben vertraulich. Das eingegebene Azure-Client-Secret wird in einem verschlüsselten, geschützten Bereich gespeichert – niemals in einem gewöhnlichen Datenbankfeld – und die Seite zeigt es nach dem Speichern nicht mehr an.
• Die gesamte Kommunikation ist verschlüsselt. Die Kommunikation mit Azure Blob Storage erfolgt ausschließlich über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen.

Azure-Verbindung testen

Da Cloud-Zugangsdaten leicht fehlerhaft konfiguriert werden können, stehen auf der Setup-Seite drei Testaktionen zur Verfügung, mit denen Sie die Konfiguration prüfen können, ohne auf einen echten Export angewiesen zu sein:

• Azure-Verbindungstest lädt eine kleine Datei hoch und löscht sie anschließend wieder, um zu bestätigen, dass der Container erreichbar ist, und meldet das Ergebnis.
• Azure-Uploadtest lädt eine kleine Beispieldatei hoch, damit Sie ein reales Objekt im Speicher sehen.
• Azure-Speicherinhalt listet den aktuellen Inhalt des Containers auf, damit Sie prüfen können, ob Ihre Exporte angekommen sind.

Führen Sie diese Tests zuerst aus und verlassen Sie sich erst danach auf die eigentlichen Exporte.

Exporttabellenkonfiguration

• Tabellennr. definiert die exportierte Business-Central-Tabelle.
• Tabellenname wird aus Metadaten gefüllt.
• Exportdateiname bestimmt den Dateinamenpräfix.
• Aktiviert steuert, ob die Tabelle beim Export berücksichtigt wird.

Systemdatensätze werden über Besitzkennzeichen verfolgt (System Managed, System Version, User Modified) und damit upgrade-sicher verwaltet.

Reset- und Transferfunktionen

• Systemstandards zurücksetzen baut nur unveränderte Systemstandards neu auf und erhält benutzergeänderte sowie eigene Datensätze.
• Vollständiger Reset löscht alle Tabellen- und Feldkonfigurationen – einschließlich eigener Anpassungen – und erstellt ausschließlich die ausgelieferten Defaults neu.
• Konfiguration exportieren erzeugt eine .tct-Datei für Sicherung und Übertrag in andere Umgebungen.
• Konfiguration importieren ersetzt die aktuelle Tabellen- und Feldkonfiguration vollständig aus einer .tct-Datei.

Erweiterte Feldkonfiguration

Über Felder bearbeiten werden nicht nur Spalten und Reihenfolge, sondern auch das Exportverhalten je Feld gesteuert.

• Export steuert, ob ein Feld als CSV-Spalte ausgegeben wird. Deaktivierte Felder können weiterhin als reine Filterfelder dienen.
• Artikelreferenz markiert das Feld als Artikelfilter für den Artikelbezug. Dieses Feld wird verwendet, um Datensätze bei aktivem Artikelfilter auf die relevanten Artikel einzugrenzen. Pro Tabelle kann nur ein Feld aktiv sein.
• Setup-Datumsfilter markiert das Date/DateTime-Feld, das die Formel aus dem Setup erhält. Pro Tabelle kann nur ein Feld aktiv sein.
• Statischer Feldfilter definiert einen dauerhaften Business-Central-Filterausdruck (z. B. >0, Purchase, 2).
• Nach oben und Nach unten ändern die Exportreihenfolge.
• Die Sortierung wird nach Änderungen automatisch normalisiert.

Wenn auf demselben Feld sowohl ein Setup-Datumsfilter als auch ein statischer Feldfilter gesetzt sind, werden beide Bedingungen im Export logisch mit UND verknüpft.

Warum Filter wichtig sind – und wie sie zusammenwirken

Business-Central-Tabellen sind groß und universell angelegt: Die Artikeltabelle enthält jeden jemals angelegten Artikel, Einkaufszeilen enthalten auch Kommentarzeilen, und Preislisten mischen Verkaufs- und Einkaufspreise. Würde man das unverändert exportieren, würden die relevanten Daten im Rauschen untergehen. Filterung sorgt dafür, dass Tacto nur die für den Einkauf relevanten Zeilen und Spalten erhält – und jeder Filter wird konfiguriert, nicht programmiert.

Die Filter konkurrieren nicht miteinander – sie stapeln sich. Ein Datensatz wird nur exportiert, wenn er jede gesetzte Bedingung erfüllt: Seine Tabelle ist aktiviert, er besteht jeden statischen Filter, er liegt im Datumsfenster, und (falls aktiviert) sein Artikel ist einer, den Sie tatsächlich einkaufen. Für die Tabelle Einkaufszeile mit allen aktivierten Optionen bedeutet das:

Die Zeile wird nur behalten, wenn sie keine Kommentarzeile ist (Typ > 0) und sie innerhalb des Datumsfensters gebucht wurde und ihr Artikel irgendwo in Ihrem Einkauf vorkommt.

Das Ergebnis ist eine fokussierte Datei – aktuelle Einkaufszeilen für Artikel, die Sie tatsächlich einkaufen – genau die Art von Daten, für deren Analyse Tacto gemacht ist.

Die exportierten Dateien

Bei ZIP-Download lädt der Browser ein einzelnes Archiv namens TACTO_Export_ gefolgt vom aktuellen Datum herunter. Darin liegen ein oder mehrere .csv-Dateien – eine je aktivierter Tabelle, etwa Vendor_…csv oder Item_…csv. Jede Datei ist UTF-8-kodiert und verwendet Semikolon als Trennzeichen: Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften in der auf der Feldauswahl-Seite konfigurierten Reihenfolge, jede weitere Zeile ist ein Datensatz.

Jede erzeugte Datei wird zusätzlich auf der Seite Exportierte Dateien vorgehalten, erreichbar über die Aktionsleiste der Setup-Seite. Dieser Ablagebereich erlaubt es, einzelne Dateien erneut herunterzuladen oder zu prüfen, oder Zeilen auszuwählen und zu löschen – hauptsächlich zur Fehlersuche gedacht, für den normalen Betrieb aber nicht erforderlich.

Filterlogik

Über Aufgabenwarteschlangenposten anlegen auf der Setup-Seite wird ein geplanter Vorgang angelegt, der den Export an Wochentagen morgens ausführt. Als Sicherheitsmaßnahme wird der Posten zunächst angehalten angelegt, damit er nicht sofort nach dem Klick unerwartet startet – prüfen Sie ihn und aktivieren Sie ihn erst selbst über die Standardliste Aufgabenwarteschlangenposten in Business Central, sobald Sie mit der Konfiguration zufrieden sind.

Ab diesem Zeitpunkt laufen Exporte automatisch mit der von Ihnen konfigurierten Exportmethode und den festgelegten Filtern. In Kombination mit der Exportmethode Azure Blob-Speicher wird die gesamte Übergabe an Tacto damit vollständig automatisiert.